KnowledgeSync. Administración por Excepción

La clave para un mercadeo uno a uno exitoso es la identificación dinámica de clientes cuyos perfiles y la historia son indicativos de una oportunidad de incremento en las ventas. En esta aplicación, KnowledgeSync se configura para repasar el historial de la compra de un cliente, historial de servicio, y el perfil global (el tamaño, la industria, etc.) para identificar si un cliente sería un candidato bueno para las ventas adicionales.  Aunque un análisis similar se puede hacer a través de las aplicaciones de reportes, cubos OLAP, y otras tecnologías, las capacidades de mensajería de alarmas de KnowledgeSync le dan dos características únicas: Primero, KnowledgeSync puede notificar dinámicamente al gerente de cuenta, cuando un cliente tiene el perfil de un buen prospecto para incrementar las ventas. Segundo (y el  más importante), KnowledgeSync puede por sí mismo hacer mercadeo directo a los clientes prospectos que usan correo electrónico, fax, y web al enviar automáticamente ofertas relevantes al cliente. Esto asegura que no habrá tiempo de retraso entre la identificación de una oportunidad de las ventas y la comunicación de esa oportunidad al cliente.

Una petición muy común entre los usuarios de aplicaciones de software de mercado medio es la habilidad para generar fácilmente y distribuir los reportes (por ejemplo, los informes de Crystal Reports) a los miembros de su propia organización. Para muchos clientes, una solución de distribución de reporte tradicional es igual de sofisticada, o demasiada costosa. Usando KnowledgeSync, un cliente puede programar periódicamente los reportes necesarios (como los pronósticos de ventas, el estado del inventario, los reportes de llamadas de servicio al cliente, etc.) para que se distribuyan vía e-mail, fax y web. Una fortaleza de KnowledgeSync, en este aspecto, es la de producir y sólo distribuir los informes si las condiciones específicas de los datos son apropiadas. Por ejemplo, KnowledgeSync puede generar y sólo entregar un reporte del plan de visitas cuando un representante de ventas tiene un viaje agendado para el día siguiente. O, KnowledgeSync puede generar y puede entregar un reporte de actividades retrasadas sólo a empleados que tengan dichas actividades retrasadas. Un sistema de distribución de reporte tradicional no puede “activar” reportes basados en  las condiciones de una base de datos.

Una de las áreas de rápido crecimiento en términos de la gerencia de la relación del cliente es encuestas a clientes. Los estudios permiten a una organización juzgar el nivel de satisfacción dentro de su base de clientes  y tomar las acciones correctivas según lo indicado por la retroalimentación del estudio. KnowledgeSync encaja en el mundo del estudio en tres partes complementarias. Primero, KnowledgeSync puede configurarse para entregar una encuesta automáticamente (en forma de e-mail o web) basado en la información de una base de datos. Esto podría ser tan simple como enviar una encuesta a cada cliente o enviar una encuesta sólo a los clientes cuyos perfiles o histórico de compra o histórico de servicio indiquen que ellos son un buen prospecto para recibir tal encuesta.  Segundo, cuando un cliente registra sus respuestas en la encuesta, KnowledgeSync recuperará automáticamente la encuesta, grabará los detalles de la encuesta en el registro del cliente en una base de datos especifica, y alertará al gerente de los resultados. En el evento de una    respuesta positiva (o negativa), KnowledgeSync también puede fijar dinámicamente seguimiento para el gerente de cuenta correspondiente volver a contactar al cliente.  Por último, KnowledgeSync puede supervisar continuamente los resultados totales una vez ellos se graban en la base de datos.  Si los resultados van sobre (o debajo de) los umbrales predefinidos, KnowledgeSync puede alertar a las personas apropiadas para su atención.

Esta es otra extensión de la capacidad de KnowledgeSync para generar y distribuir la información (como reportes u otros documentos) en una base periódica. Lo que es importante recordar es que KnowledgeSync es un planeador; como tal, puede programar las tareas así como la distribución de datos. Los ejemplos del tipo de tareas que KnowledgeSync puede programar incluyen los procedimientos de la importación o exportación de los datos, empezando (o deteniendo) programas de aplicación y archivos ftp´s a los destinatarios específicos (como una casa de envío).

Entre los beneficios de la programación de tareas de KnowledgeSync es que proporciona la ejecución de la tarea “activada” (es decir, no ejecuta una tarea hasta que no se resuelvan las condiciones ‘a’, ‘b’, y ‘c’), revisión de la historia de la tarea que interviene (se completó con éxito la tarea, y en ese caso, cuando), y las dependencias de la tarea (someta la tarea ‘y’ sólo después de la tarea ‘x’ ha terminado con éxito).

Como cada vez más organizaciones usan el correo electrónico para comunicarse con los clientes (y viceversa). KnowledgeSync permite realizar tareas de inspección del tráfico de correo electrónico y complementar las funciones que realizan tanto los sistemas de correo electrónico como los sistemas de Email Marketing que tanto se usan hoy en día.  Muchas organizaciones todavía no pueden medir cuántos correos electrónicos de apoyo reciben por semana, o qué porcentaje de respuestas recibieron de una reciente campaña de mercadeo por e-mail, o cuales de sus clientes no han recibido un correo electrónico en un mes.

KnowledgeSync proporciona el acceso a esta información. Complementando su sistema de respuesta de e-mail.  El diseño único de KnowledgeSync permite que analice el tráfico total de e-mail que usted recibe de sus clientes, verificando las condiciones y los umbrales. Una organización puede identificar bien los “agujeros negros” del e-mail  y estar mejorando su infraestructura total del e-mail para apoyar lo mejor posible las necesidades de sus clientes.

Igualmente KnowledgeSync puede ser una excelente herramienta apra despachar emails de forma “personalizada y unificada”, de tal forma que se asegura una comunicación Uno a Uno con los prospectos y clientes.

Aunque no está comercializado como una herramienta EAI (Enterprise Application Integration), KnowledgeSync ofrece dos beneficios en este área. Primero, KnowledgeSync ofrece la habilidad de analizar los datos colectivamente entre dos (o más) aplicaciones que no tienen ninguna otra integración entre ellas. En este aspecto, KnowledgeSync puede buscar las sinergias (o problemas) que existen solamente cuando los datos de usos múltiples se combinan y se analizan.

(Un panorama simple, sería de un cliente con ventas pendientes en una aplicación de CRM que también es a crédito el sostenimiento en una aplicación financiera.) La parte más desafiante de esta forma de integración es identificar esas áreas de “convergencia de datos” dónde un evento de KnowledgeSync sería apropiado.

La segunda área de integración es la más tradicional “cuando ‘x’ sucede en la aplicación ‘a’, yo quiero actualizar  la aplicación ‘b’ “. KnowledgeSync es igualmente apropiado en panoramas como estos, pues los eventos se pueden construir para desactivar las condiciones en una aplicación, y después utilizar esta activación de datos para actualizar otras aplicaciones.. La consideración importante aquí son los medios por los que una aplicación puede ser actualizada; con la excepción de API especiales para GoldMine y SalesLogix, el mecanismo primario de la actualización de KnowledgeSync es vía Visual Basic (VB) scripts.

KnowledgeSync puede ser útil en el área de Logística y Supply Chain Management respondiendo preguntas como las siguientes:

KnowledgeSync puede ser útil en el área Financiera respondiendo preguntas como las siguientes: